Ko organizacije razmišljajo o izvajanju pametnega dela, lahko opazijo potrebo po strokovnjakih, ki bi spodbujali in olajšali ta način dela. Takšni strokovnjaki, ki smo jih poimenovali »agenti pametnega dela«, so ljudje, ki spodbujajo uvajanje pametnega dela v svojih organizacijah, pa tudi tisti, ki uvajajo pametno delo v svoje ekipe. To vključuje, vendar ni omejeno, kadrovske strokovnjake, menedžerje, izvršne direktorje in lastnike podjetij ter strokovnjake za delo na daljavo.
Agenti pametnega dela morajo imeti kompetence, katerih cilj je olajšati sprejemanje pametnega dela s strani menedžerjev njihove organizacije (kontekstne in facilitacijske kompetence). Kljub temu pa morajo biti tudi sposobni voditi delo na daljavo v svojih ekipah in biti vzorniki drugim vodjem, tako, da delo na daljavo postane resnično pametno delo (kompetence vodenja).
Ta članek opisuje poklicni profil za agente pametnega dela, ki je bil razvit v okviru projekta WorkingSmart Erasmus+ (Slika 1).
Slika 1. Poklicni profil agenta pametnega dela znotraj WorkingSmart Erasmus+ projekta.
Kompetenca 1. Razumevanje evropskega in nacionalnega konteksta
Agenti pametnega dela morajo imeti splošno razumevanje širšega konteksta, v katerem se izvaja pametno delo. To vključuje naslednje vidike:
Razumevanje dela na daljavo znotraj evropskega konteksta. Evropska raven predstavlja prostor za spodbujanje minimalnega okvirja in za izmenjavo uspešnih izkušenj.
- Spoznati količino in tipologijo dela na daljavo v Evropi, da bi razumeli različne ravni sprejemljivosti.
- Identificirati ključne elemente evropskega regulativnega okvira.
- Razumeti kulturne razlike glede dela na daljavo v različnih evropskih državah.
Razumeti prodor dela na daljavo v državi. Količina in tipologija dela na daljavo v državi sta ključni za razumevanje njegove stopnje sprejetosti.
Razumeti in spodbujati skladnost z nacionalno uredbo o delu na daljavo. Delovni predpisi imajo velik vpliv na prakso organizacij.
- Identificirati nacionalni pravni okvir za izdelavo organizacijske diagnoze, usmerjene v izvajanje pametnega dela.
- Olajšati transverzalno integracijo predpisov o delu na daljavo v organizaciji.
- Spodbujati redno preverjanje skladnosti z nacionalnimi predpisi o delu na daljavo v organizaciji, zlasti v primeru organizacijskih ali regulativnih sprememb (“test skladnosti”)
Kompetenca 2. Omogočanje uvajanja pametnega dela
Agenti pametnega dela morajo vedeti, kako olajšati implementacijo pametnega dela v svojih organizacijah.
2.1. Diagnosticirajte pripravljenost organizacije za pametno delo in načrtujte implementacijo pametnega dela.
- Spoznati prejšnje izkušnje organizacije z delom na daljavo in kako delo na daljavo ocenjujejo vodstvo in delavci.
- Raziskati odnos do dela na daljavo s strani zaposlenih in vodstva.
- Oblikovati in utemeljiti zakaj mora organizacija biti motivirana za izvajanje pametnega dela.
- Analizirati primernost procesov in nalog v organizaciji za delo na daljavo.
- Ugotoviti, ali so prevladujoči stili vodenja naklonjeni ali nenaklonjeni »pametnemu delu«, predvsem glede dela, ciljev ter glede oblik nadzora in kontrole.
- Ugotoviti stopnjo tehnološke pripravljenosti organizacije za uvedbo dela na daljavo.
- Oblikovati načrt za sprejetje pametnega dela v organizaciji, vključno s stopnjo dela na daljavo v primerjavi z delom na kraju samem in njegovim pričakovanim razvojem.
2.2. Zagotovite, da je na voljo dovolj sredstev in da so vodje seznanjeni z njimi.
- Sporočiti idejo najvišjemu vodstvu, da je za uspešno izvajanje pametnega dela potrebnih dovolj sredstev.
- Omogočiti razvoj zadostne podpore in virov za izvajanje pametnega dela v organizaciji in zagotoviti, da se vodje zavedajo le-teh.
- Posredovati vodjem idejo, da bo uvedba pametnega dela zahtevala malo truda.
2.3. Voditi člane organizacije glede tega, kako učinkovito delati na daljavo.
- Pokazati, kako je pametno delo mogoče uporabiti pri delu timov z vidika posameznega sodelavca.
- Razširiti idejo, da pametno delo povečuje ali vsaj ne škoduje rezultatu timov ali organizacije.
- Pokazati, kako na jasen (oprijemljiv, opazen, prenosljiv) način sporočiti rezultate dela posameznega sodelavca pri delu na daljavo.
- Spodbujati vedenje, ki zmanjša zaznano tveganje vodij v zvezi s pametnim delom.
- Pokazati, da spremembe, ki jih zahteva delo na daljavo, v obstoječih delovnih rutinah ni težko izvesti.
2.4. Spodbujati odobravanje pametnega dela v organizaciji.
- Posredovati vodjem idejo, da bo izvajanje pametnega dela zahtevalo malo truda.
- Razširiti idejo, da pametno delo povečuje ali vsaj ne škoduje rezultatu timov ali organizacije.
- Spodbuditi, da se na pametno delo gleda kot na možnost, ki ne zahteva več truda kot delo iz oči v oči za dokončanje določenih nalog.
- Spodbuditi ustrezne ljudi v organizaciji, da priporočijo izvajanje pametnega dela.
- Spodbuditi, da se na pametno delo gleda kot na nekaj, kar zagotavlja status ali dobro podobo.
- Spodbuditi vodje, da verjamejo, da so sposobni izvajati pametno delo.
- Razumeti in zmanjšati stopnjo tesnobe, ki jo povzroča uvedba pametnega dela vodjem.
- Poudariti, da je pametno delo lahko samo po sebi prijeten način dela, poleg rezultatov, ki jih ponuja.
2.5. Oceniti in podpirati stalen razvoj pametnega dela
- Oblikovati nabor ukrepov za ocenjevanje učinkovitosti pametnega dela v organizaciji.
- Oblikovati nabor ukrepov za ovrednotenje vpliva pametnega dela na dobro počutje zaposlenih.
- Analizirati ukrepe in predlagati izboljšave politik in praks pametnega dela.
Kompetenca 3. Vodenje pametnega dela
Agenti pametnega dela bodo potrebovali vodstvene sposobnosti, da bodo dosegli svoje cilje. Poleg tega bodo imeli tudi odgovornost, da delujejo kot vzorniki drugim članom svojih organizacij. Še posebej bo to vedenje menedžerjev spodbujalo, da preprosto »delo na daljavo« postane pristno »pametno delo«.
3.1. Pametna komunikacija: Sposobnost izbire pravih komunikacijskih kanalov in komuniciranja prek digitalnih orodij na način, ki je jasen in organiziran, preprečuje napake in napačno komunikacijo ter ni pretiran ali škodljiv za delovanje.
3.2. Pametno sodelovanje: Sposobnost ustvarjanja pozitivnega delovnega okolja in izboljšanja komunikacije in sodelovanja s pomočjo različnih digitalnih komunikacijskih metod.
3.3. Pametne spremembe: Sposobnost učinkovitega upravljanja pobud za spremembe z digitalnimi orodji.
3.4. Pametno skupinsko delo: Sposobnost zgraditi, motivirati, prepoznati in imeti odgovorne virtualne/hibridne ekipe, hkrati pa ohraniti ustrezno in trajno kohezijo delovne ekipe.
3.5. Pametna tehnologija: Biti tehnološko podkovan in biti na tekočem z razvojem ustreznih digitalnih orodij in vprašanji, povezanimi z varnostjo IKT.
3.6. Pametno zaupanje: Sposobnost pokazati čustveno inteligenco v pametnih delovnih okoljih in ustvariti občutek zaupanja tako, da vas dojemajo kot dosledne in poštene.
Teoretična in metodološka opomba
V tem članku se ne bomo spuščali v podrobnosti o tem, kako smo prišli do tega predloga. Dovolj je reči, da osnovno teorijo predstavlja Model sprejemljivosti tehnologije 3 (glej Venkatesh & Bala, 2008; Chuttur, 2009), saj razvija celovit, integriran model determinant sprejemanja in uporabe tehnologije na ravni posameznika ter E-okvir vodenja (Roman et al. (2019)). Poleg tega so partnerji WorkingSmart Erasmus+ izdelali poročilo o stanju dela na daljavo v svojih državah, izvedli strokovno fokusno skupino in mednarodno anketo, da bi razumeli vzroke sprejemanja dela na daljavo.
Literatura
Chuttur, M.Y. (2009). Overview of the Technology Acceptance Model: Origins, developments, and future directions. Bloomington, IN: Indiana University. Working Papers on Information Systems, 9(37), 1–21.
Roman, A. V., Van Wart, M., Wang, X., Liu, C., Kim, S., & McCarthy, A. (2019). Defining e‐leadership as competence in ICT‐mediated communications: an exploratory assessment. Public Administration Review, 79(6), 853-866.
Venkatesh, V., & Bala, H. (2008). Technology acceptance model 3 and a research agenda on interventions. Decision Sciences, 39(2), 273–315.
